English version : see below

Définitions

  • « Advens » : désigne la société, Société par actions simplifiée au capital de 440 250,00 €, dont le siège social est situé 32 rue Faidherbe 59800 LILLE, identifiée sous le numéro 433428018 au Registre du commerce et des sociétés de Lille Métropole ; et le Responsable du Traitement.
  • « Destinataire » : désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication des Données Personnelles, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.
  • « Données personnelles » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «Personne concernée») ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
  • « Responsable de traitement » : désigne l’entité Advens qui décide des finalités du traitement et des moyens alloués.
  • « RGPD » : désigne le règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.
  • « Sous-traitant » : désigne toute entité qui traite les Données personnelles pour le compte du Responsable du Traitement.
  • « Traitement » : désigne une ou plusieurs opérations automatisées et appliquées à la collecte des données ou d’un ensemble de données à caractère personnel permettant la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, le stockage, l’adaptation ou la modification, la récupération, la consultation, l’utilisation, la divulgation par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, l’alignement ou la combinaison, la restriction, l’effacement ou la destruction.

Objet

La présente politique décrit la manière dont Advens traite les Données personnelles des utilisateurs du logiciel de suivi des candidats « SmartRecruiters » auquel Advens a recours.

Advens, en tant que Responsable de traitement accorde une grande importance à la protection des Données personnelles, s’engage et met en place des mesures techniques et opérationnelles pour traiter les données collectées dans le respect de la protection de la vie privée. Nous avons également à cœur de maintenir des relations fondées sur la confiance de nos interlocuteurs.

Modification et cycle de vie

Cette Politique peut être modifiée, complétée et/ou mise à jour par Advens afin notamment de se conformer à toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et technique. Cependant, les Données personnelles seraient toujours traitées conformément à la politique en vigueur au moment de leur collecte, sauf si une prescription légale impérative venait à en disposer autrement et serait d’application rétroactive.

Traitement de vos données

Advens ne traite uniquement des données qui lui sont nécessaires, et ce en vertu de la règlementation sur la protection des données en se fondant sur une base juridique valable. Les différentes finalités de ces Traitements sont décrites dans les paragraphes ci-dessous.


Pour chaque traitement, Advens recueille et utilise uniquement les Données pertinentes et nécessaires à l’objectif poursuivi.

La finalité du présent traitement étant le recrutement, Advens collecte des données d’identification (nom, prénom, téléphone, adresse, mail, date de naissance, sexe, la situation familiale) ainsi que des données de vie professionnelle (formations, expériences professionnelles). La base légale de ce traitement étant les mesures précontractuelles.

L’utilisation du logiciel de suivi des candidats « SmartRecruiters » est fondée, quant à elle, sur le consentement des utilisateurs.

Durée de conservation

La durée de conservation des Données personnelles ne dépasse pas celle nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Conformément aux délais de conservation imposés par les lois applicables et notamment, les durées de conservation sont les suivantes :

  • Etat civil, identité, données d’identification, image : Année en cours + 2 ans.
  • Vie personnelle (habitudes de vie, situation familiale) : Année en cours + 2 ans.
  • Vie professionnelle (scolarité, formation professionnelle, distinctions) : Année en cours + 2 ans.

Destinataires des données

Pour atteindre les finalités décrites ci-dessus et dans les limites nécessaires à la poursuite de ces finalités, les données collectées par Advens peuvent être transmises à tout ou partie des destinataires suivants (et ce, dans le respect de la loi applicable pour assurer la sécurité de vos Données Personnelles).


En tant que Responsable du traitement nous nous engageons à ne les transmettre qu’aux destinataires autorisés, soit les services internes d’Advens :

  • L’équipe RH travaillant sur la gestion des recrutements ;
  • Le personnel habilité des services pour lesquels les processus de recrutement sont en cours.

Sous-traitance

Le sous-traitant d’Advens, Smart Recruiters, édite le présent logiciel de suivi des candidats et diffuse ses conditions générales d’utilisation sur son site : https://www.smartrecruiters.com.

De manière générale nous exigeons strictement de nos Sous-traitants qu’ils utilisent vos Données personnelles pour les seules finalités précédemment mentionnées et uniquement dans la limite nécessaire à l’accomplissement des tâches qui leur sont confiées, et qu’ils mettent en œuvre toutes les mesures essentielles à la sécurité et à la confidentialité de vos Données Personnelles.

Sécurité des données

Nous prenons toutes les mesures physiques, techniques, organisationnelles et opérationnelles nécessaires pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos Données personnelles contre une destruction, une perte, une altération, une divulgation, une reproduction ou un accès non autorisé. Nous exigeons de nos partenaires et de nos sous-traitants qu’ils mettent en place les mêmes mesures.

A ce titre, Advens prend toutes les précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, afin de préserver la sécurité des données et, notamment, en appliquant des mesures de protection physique des locaux, procédés d’authentification avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, journalisation des connexions, chiffrement de certaines données….


Les données collectées sont susceptibles d’être traitées hors Union Européenne du fait de notre collaboration avec notre Sous-traitant Hubspot. Du fait des diverses législations existantes sur le sujet de la protection des données, ces Transferts sont encadrés par des Clauses Contractuelles Types (telles que celles publiées par la Commission européenne) afin de garantir la sécurité des Traitements.

Vos droits

L’utilisateur peut accéder aux données le concernant, les rectifier, demander leur effacement ou exercer son droit à la limitation du traitement de vos données.

L’utilisateur peut également s’opposer au traitement de ses données et exercer son droit à la portabilité de ses données.


Pour toute information complémentaire sur la protection des Données Personnelles, l’utilisateur peut également consulter le Site de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés www.cnil.fr.
Il peut exercer ses droits par mail à dpo@advens.fr ou par courrier postal au 32, rue Faidherbe 59800 LILLE.

Advens répondra à la demande dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande complète. Advens se réserve la possibilité de ne pas donner suite aux demandes manifestement infondées ou excessives.


Si l’utilisateur estime, après avoir contacté Advens, que ses droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, l’utilisateur peut adresser une réclamation à la CNIL.


Pour toute question relative à la protection de la vie privée, un mail peut être adressé au délégué à la protection des Données à l’adresse suivante : dpo@advens.fr.


Data protection policy (ATS)

Definitions

  • Advens”: means the company ADVENS SAS, a Société par Actions Simplifiée (SAS) with a capital of € 440,250.00, whose registered office is located at 32 rue Faidherbe 59800 LILLE, identified under the number 433428018 in the Trade and Companies Register of Lille Métropole and its “Affiliates”.
  • Affiliates”: means any company belonging to the same corporate group as ADVENS SAS. A company that is part of the same group of companies as ADVENS SAS means any subsidiary, parent or sister company of ADVENS SAS and any company that directly or indirectly controls ADVENS SAS, or is controlled by ADVENS SAS, as well as any company controlled by or controlling, directly or indirectly, a company in ADVENS SAS’ corporate group.
  • Recipient”: refers to the natural or legal person, public authority, department or any other body that receives Personal Data, whether or not it is a third party.
  • Personal Data”: any information relating to an identified or identifiable natural person (hereinafter referred to as the « Data Subject »); an « identifiable natural person » is one who can be identified directly or indirectly, in particular by reference to an identifier, such as a name, an identification number, location data, an online identifier, or to one or more factors specific to his or her physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity.
  • Data Controller”: refers to the entity Advens, which decides on the purposes of the processing and the resources allocated.
  • GDPR”: refers to regulation EU 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC.
  • Processor”: refers to any entity that processes Personal Data on behalf of the Data Controller.
  • Processing”: refers to one or more automated operations applied to the collection of data or a set of personal data, enabling it to be collected, recorded, organised, structured, stored, adapted or modified, retrieved, consulted, used, disclosed by transmission, disseminated or otherwise made available, aligned or combined, restricted, erased or destroyed.

Purpose

This policy describes how Advens processes the Personal Data of users of the « SmartRecruiters » applicant tracking software used by Advens.

Advens, as the Data Controller, attaches great importance to the protection of Personal Data and is committed to implementing technical and operational measures to process collected data in compliance with the protection of privacy. We are also committed to maintaining relationships based on trust.

Modification and life cycle

This Policy may be amended, supplemented and/or updated by Advens, especially in order to comply with any legal, regulatory, case law or technical developments. However, Personal Data will always be processed in accordance with the policy in force at the time it was collected, unless a mandatory legal requirement stipulates otherwise and applies retroactively.

Processing of your data

Advens only processes data that is necessary for it to comply with data protection regulations and that has a valid legal basis. The various purposes of this Processing are described in the paragraphs below.


For each processing operation, Advens collects and uses only the Data that is relevant and necessary for the intended purpose.

As the purpose of this processing is recruitment, Advens collects identification data (surname, first name, telephone number, address, e-mail address, date of birth, gender, family situation) as well as data relating to professional life (training, professional experience). The legal basis for this processing is pre-contractual measures.

The use of the « SmartRecruiters » applicant tracking software is based on user consent.

Retention period

Personal Data is kept for no longer than is necessary for the purposes for which it was collected. In accordance with the retention periods imposed by the applicable laws, the retention periods are as follows:

  • Civil status, identity, identification data, image: Current year + 2 years.
  • Personal life (lifestyle, family situation): Current year + 2 years.
  • Professional life (education, professional training, awards): Current year + 2 years.

Please note: these retention periods may vary with regard to the local regulations of the Affiliates. For more information on this subject, you can send your request to dpo@advens.fr.

Recipients of data

To achieve the purposes described above and within the limits necessary for the pursuit of these purposes, the data collected by Advens may be transmitted to all or some of the following recipients (in compliance with applicable law to ensure the security of your Personal Data).


In our capacity as the Data Controller, we undertake only to forward such data to authorised recipients, i.e. Advens’ internal departments:

  • The HR team working on recruitment management;
  • Authorised staff in departments for which recruitment processes are underway.

Subcontracting

Advens’ subcontractor [data processor], Smart Recruiters, publishes this applicant tracking software and publishes its terms of use on its website: https://www.smartrecruiters.com.

In general, we strictly require our Processors to use your Personal Data only for the purposes mentioned above and only to the extent necessary to carry out the tasks entrusted to them, and to implement all measures essential to the security and confidentiality of your Personal Data.

Data security

We take all the physical, technical, organisational and operational measures necessary to guarantee the security and confidentiality of your Personal Data against destruction, loss, alteration, disclosure, reproduction or unauthorised access. We require our partners and data processors to implement the same measures.

In this respect, Advens takes all necessary precautions in view of the nature of the data and the risks presented by the processing to protect the security of the data, in particular by applying physical protection measures for the premises, authentication procedures with personal and secure access via confidential identifiers and passwords, logging of connections, encryption of certain data, etc.


The collected data may be processed outside the European Union as a result of our collaboration with our Processor Hubspot. Because of the various existing laws on the subject of data protection, these Transfers are governed by Standard Contractual Clauses (such as those published by the European Commission) in order to guarantee the security of the Processing.

Your rights

Users may access their personal data, correct it, request that it be deleted or exercise their right to restrict the processing of their data.

Users may also object to the processing of their data and exercise their right to data portability.


For any further information on the protection of Personal Data, the user may also consult the website of the Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés [French data protection authority] www.cnil.fr.
He/she may exercise his/her rights by sending an email to dpo@advens.fr or by writing a letter to 32, rue Faidherbe 59800 LILLE.

Advens will respond to the request within 30 days of receipt of the complete request. Advens reserves the right to not follow-up on requests that are manifestly unfounded or excessive.


If, after contacting Advens, the user believes that his/her « Data Protection » rights have not been respected, the user may submit a complaint to the CNIL.


If you have any questions about the protection of privacy, you can send an e-mail to the Data Protection Officer at the following address: dpo@advens.fr.